So können Sie Ihre Effektivität steigern! Und die Zufriedenheit auch!

Text von Thomas Zimmermann
synthesis – Personalentwicklung und Managementcoaching.

Vielleicht kennen Sie das: Der Berg Arbeit will einfach nicht kleiner werden, obwohl Sie fleißig sind; Sie gehen abends völlig geschafft nach Hause und fragen sich dennoch: Was habe ich eigentlich den ganzen Tag gemacht?; Sie bekommen einfach keine Reihenfolge in die Bearbeitung der Aufgaben, denn alles ist wichtig usw. Das stresst und macht kaputt.

Einen möglichen Ausweg zeigt hier das Quadrantenmodell von Stephen R. Covey. Es weist den Aufgaben, die einem Menschen sowohl im beruflichen wie auch im privaten Bereich begegnen können, jeweils einen Quadranten zu. Die Einträge in den nachfolgenden Quadranten sind Beispiele.

Was bedeuten die Quadranten?

Quadrant I: Der Quadrant der Notwendigkeit

Er weist die Aufgaben/Tätigkeiten aus, die sowohl dringlich wie auch wichtig sind und keinen Aufschub dulden. Hier sprechen wir mit einem erzürnten Kunden, halten einen wichtigen Termin ein, reparieren eine defekte Maschine, werden am Herzen operiert oder helfen einem weinenden Kind, das verletzt worden ist.

In Quadrant I steuern wir, produzieren und wenden unsere Erfahrung und unser Urteil auf viele Bedürfnisse und Herausforderungen an. Wenn wir ihn ignorieren, werden wir unter einem Berg von Pflichten und oft negativen Konsequenzen begraben. Aber wir müssen auch erkennen, dass viele wichtige Angelegenheiten erst durch Zaudern oder durch mangelnde Planung und Vorbeugung dringend und oft auch wichtig werden.

Quadrant II: Der Quadrant der Qualität

Er enthält Tätigkeiten, die wichtig, aber nicht dringend sind. Hier machen wir unsere langfristigen Planungen, beugen abzusehenden Problemen vor, fördern die Selbstverantwortung anderer und die eigene, erweitern unseren Horizont und steigern unsere Fähigkeiten durch Lesen und kontinuierliche berufliche Entwicklung, bereiten uns auf wichtige Treffen und Präsentationen vor und engagieren uns durch aufrichtiges Zuhören für tiefe Beziehungen.

Je mehr Zeit wir in diesem Quadranten verbringen, desto größer wird unsere Handlungsfähigkeit. Ein Ignorieren dieses Quadranten lässt den Quadranten I anschwellen und führt zu Stress, Erschöpfung und tiefen Lebenskrisen. Umgekehrt lässt großes Engagement in Quadrant II den Quadranten I schrumpfen. Planung, Vorbereitung und Vorbeugung sorgen dafür, dass viele Dinge erst gar nicht zu dringenden Angelegenheiten werden. Quadrant II wirkt nicht auf uns ein: Wir müssen auf ihn einwirken.

Quadrant III: Der Quadrant der Täuschung

Er ist fast eine Attrappe von Quadrant I und enthält Dinge, die dringend, aber nicht wichtig sind bzw. so erscheinen. Dieser Trubel des Dringlichen erzeugt eine Illusion von Wichtigkeit. Aber die entsprechenden Tätigkeiten sind höchstens für jemand anderen wichtig. Viele Anrufe, Besprechungen und Zufallsbesucher fallen in diese Kategorie. Wir verbringen viel Zeit in Quadrant III und werden dabei – im Glauben, uns in Quadrant I zu befinden – den Prioritäten und Erwartungen anderer gerecht.

Quadrant IV: Der Quadrant der Verschwendung

Er ist jenen Tätigkeiten vorbehalten, die weder dringend noch wichtig sind und weder einem selbst noch anderen einen wirklichen Nutzen stiftet. Natürlich haben wir dort eigentlich nichts verloren. Aber oft sind wir von unseren Kämpfen in Quadrant I und III so mitgenommen, dass wir uns in Quadrant IV flüchten, um wieder Luft zu bekommen. Und was finden wir dort? Nicht unbedingt erholsame Dinge, denn echte Erholung ist eine wertvolle Quadrant-II-Tätigkeit.

Das Lesen von leichten Romanen, das Konsumieren geistloser Fernsehsendungen oder der Kaffeeklatsch im Büro lassen sich der Zeitverschwendung in Quadrant IV zuordnen. Aber der Quadrant IV dient nicht dem Überleben, er wirkt zersetzend. Wenn die Anfangsfreude über das süße Nichtstun verflogen ist, stellt man fest, dass man in diesem Quadranten nicht nur seine Zeit, sondern auch sich selbst verliert und nichts wirklich nützliches gewinnt.

Die Lehre aus dem Modell

Die am Anfang genannten Beispiele sind Resultate aus der Nichtbeachtung dieses Modells. Die Situationen entstehen meist dann, wenn „eins nach dem anderen“ gemacht, zu wenig priorisiert und die Aufgaben nicht geordnet werden:

Der Berg Arbeit will nicht kleiner werden: Das kann damit zu tun haben, dass daraus, dass Sie zentrale Aufgaben nicht erledigen, immer mehr Aufgaben auf Sie zukommen bzw. Sie sich auch nicht genug abgrenzen.

Sie fragen sich: Was habe ich heute eigentlich gemacht? Antwort: Wenn dieses Gefühl hochkommt, haben Sie den Tag vermutlich in Q III verbracht. Sie waren mit dem vielen, was Sie taten, nicht besonders effektiv.

Alles ist wichtig: Das stimmt nur sehr selten und Sie können auch nicht alles gleichzeitig erledigen – nacheinander aber schon, und mit dem nacheinander priorisieren Sie bereits.

Das sagt Stephen R.Covey

„Weil wir nicht tun, was wichtig ist, wird alles dringlich!“ Überprüfen Sie Ihre Aufgaben: Was sind die zentralen Aufgaben/Tätigkeiten, die, wenn Sie sie vorrangig erledigen, den größten Nutzen für ihr Leben und für ihre berufliche Tätigkeit stiften („Hebelaufgaben“)? Wenn Sie viel „klein-klein“ haben: Was können Sie tun/vorher erledigen, damit Sie davon nicht mehr oder nicht mehr so häufig belästigt werden? Was sollten Sie grundsätzlich klären, damit nicht mehr so viel auf Ihren Tisch gespült wird? usw. Je mehr Sie sich um Q II kümmern, desto kleiner werden die anderen Quadranten und desto effektiver und zufriedener werden Sie!

Wechseln Sie also in Zeitmanagement und Selbstorganisation von der Opfer- auf die Täterseite!